torsdag 16. november 2017

Korleis oppdatere personinformasjonen på mest muleg effektiv måte?

Da har eg hatt høve til å ta opp att dette arbeidet, og har spekulert ein del på korleis ein bør gå fram for på mest muleg effektiv måte å få inn oppdatert informasjon om a) dei siste familiane i dei gamle bøkene og b) nye familiar som er etablerte.

Den tradisjonelle måten å få inn informasjon om dei siste par generasjonane i slike bokverk på er ved å lage eit papirskjema og sende ut i alle postkassar, og så be folk om å fylle ut og returnere desse til ho eller han som har ansvaret med å skrive ut og redigere teksten ("forfattaren") som skal trykkast.

Når "forfattaren" så meiner å ha fått skrive inn familieinformasjonen komplett, har ho/han ofte, i alle fall i mine prosjekt, tatt utskrift som har blitt sendt i retur som papirpost for kontroll. Det har vore gjort med relativt kort frist før trykking. På den måten blir ansvaret for mulege feil eller manglar overført til den enkelte familie, og "forfattaren" kan avvise klager og kritikk etter lansering av bøkene. Dette vart t.d. gjort i sluttfasen med dei tre Lesja-binda.

Det er likevel fleire ulemper med denne metoden. Det blir produserte svært mykje papir, det kostar porto og det tek etter måten lang tid. Ein må kanskje bruke grendekontaktar for å få inn ferdige skjema.

I dag er jo digitalisering og effektivisering moteord som mange mislikar. Men i denne samanhengen trur eg likevel ein slik prosess kan effektiviserast monaleg gjennom systematisk bruk av nyare digitale hjelpemiddel. I dag kan ein relativt enkelt, t.d. gjennom gratis tenester som Google, sjølv produsere skjema som ein distribuerer på ymse måtar og få resultatet inn for vidare behandling.

Eg trur likevel at for eit ev. Lesja-prosjekt, der vi altså tek sikte på først å registrere dei siste familiane i dei gamle bøkene før innsamling av oppdatert og ny familieinformasjon, at dette kan gjerast enklare og raskare. Det er nemleg vanskeleg å utforme generelle skjema som skal passe for alle familiar, særleg med dei etter kvart nokså kompliserte familiestrukturane ein kan sjå i dei fleste lokalsamfunn ("dine, mine og våre barn"). Eit skjema må da ha mange og kompliserte felt for å fange opp alle variasjonar, og det kan avskrekke mange frå å gå laus på det.

Viss det skulle bli eit prosjekt med å oppdatere personinformasjonen i Lesjabøkene som eg ev. blir involvert i, ser eg derfor for meg ein meir direkte kontakt med kvar familie. Eg vil opprette ein eigen e-postadresse, og ganske enkelt be alle ta kontakt med meg på den. Til slike familiar som allereie står i dei gamle bøkene, sender eg så kopi (klipp/lim i e-postmelding) av det som er registrert, og be om kontroll og oppdatering. Når eg så får svar oppdaterer eg databasen, tar ny klipp/lim-utskrift og sender i retur. Den fram- og tilbakekontakten går til alt er oppdatert og klart til trykking.

Det er muleg at ein slik prosess må avgrensast litt, t.d. til delar av bygda og steg for steg (og kanskje også her å bruke grendekontaktar til hjelp), men det må vurderast nærare og kanskje testast.

Kom gjerne med synspunkt nedafor her.

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar